A importância do sistema de agendamento em salas de reuniões – e como fazer!

26 de maio 2022

As videoconferências fazem parte da vida de uma empresa e se tornaram ainda mais importantes com a ajuda da tecnologia. Para não se perder e acabar esquecendo um compromisso, as salas de reuniões contam com recursos úteis e que ajudam a manter seus encontros sempre em dia.

Por mais que a anotação em papel ou post-its ainda sejam comuns em muitas empresas, conhecer e utilizar as soluções modernas é o melhor jeito de aproveitar tudo que essas plataformas podem oferecer.

Vamos entender mais sobre a importância dos agendamentos e aprender como fazer para não perder mais nenhuma reunião online.

Organizando seus compromissos

Datas de entregas, atualizações de equipe e muitas reuniões. A vida de um gestor é bem corrida e é praticamente impossível acompanhar tudo sem ter uma boa agenda. Mesmo assim, algumas falhas podem acontecer se tudo não estiver bem organizado.

A utilização de agendamento das salas de reuniões vem para atender uma demanda e evitar situações embaraçosas que possam ocorrer, como esquecer uma videoconferência, entrar atrasado ou até mesmo interromper uma conversa importante que já estava acontecendo.

E a solução para isso é simples, fácil de fazer e já existe: a utilização de check-ins. Algumas plataformas, como o Zoom, permitem que o usuário possa entrar, reservar ou sair de uma sala com um simples toque.

Isso torna essas simples ações muito mais dinâmicas e liberam preciosos minutos do seu dia a dia. Este é um recurso simples, mas que traz diversos benefícios para você e sua equipe. Todos sabem que organização nunca é demais, por isso não há motivos para correr riscos e perder uma reunião de negócios super importante.

Scheduling Display: como configurar esse recurso nas Salas do Zoom

Para configurar o controlador como uma Zoom Rooms em scheduling display, o passo a passo é o seguinte:

Passo 1. Baixe, instale e abra o aplicativo Zoom Rooms no tablet. A tela Sign In é exibida.

Passo 2. Faça login no aplicativo usando suas credenciais de administrador do Zoom Rooms. A tela Select a Room será exibida.

Passo 3. Toque no nome da sala e, em seguida, toque em Next. Uma caixa de diálogo surgirá perguntando para que você deseja usar este dispositivo.

Passo 4. Toque em Scheduling Display. O aplicativo será aberto no modo Scheduling Display, com a parte superior da tela mostrando o calendário da sala e a parte inferior da tela mostrando se a sala está ocupada ou disponível.

Passo 5. Instale o controlador em uma parede fora da sala de conferências.

A tela de agendamento é configurada como um dispositivo associado à sala e você pode gerenciá-la da mesma forma que gerencia o software da sala e o software do controlador. Para isso:

  • Faça login no portal web Zoom.
  • No menu de navegação, clique em Room Management e depois em Zoom Rooms.
  • Clique no nome da sala para verificar se o tablet com a exibição de agendamento está associado à sala correta e tem o status online.

Por padrão, os usuários podem reservar instantaneamente a sala usando o Scheduling Display. Siga estas etapas para ativar ou desativar a reserva instantânea de sala:

Faça login na sua conta Zoom como administrador do Zoom Rooms e clique na guia Zoom Rooms.

Passo 1. Clique em Edit ao lado do quarto para o qual deseja ativar ou desativar as reservas instantâneas.

Passo 2. Clique na guia Scheduling Display.

Passo 3. Clique no botão Instant Room Reservation para ativá-la ou desativá-la.

Evite problemas na empresa

Ter a certeza de que terá a sala de reunião disponível é algo básico em qualquer companhia organizada, ainda mais em tempos de encontros online e precisa ter a certeza de que a estrutura estará disponível o tempo todo.

A organização de agendas de salas de reuniões é essencial também para quem atende os clientes virtualmente e não pode passar por uma situação delicada como ter que adiar um compromisso ou ter que pedir desculpas por conta de uma desorganização interna.

Ou seja, é o fim definitivo das interrupções de conversas importantes e a tranquilidade de saber que as salas de reuniões estarão disponíveis sempre que for necessário.

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