Conheça 3 maneiras de como deixar o pós reunião produtivo

6 de dezembro 2019

Que reuniões fazem parte do cotidiano organizacional, isso todo mundo sabe.

Afinal, elas são necessárias desde a fase de alinhamento de processos e estratégias até tomada de decisões importantes para o futuro do negócio. 

Embora as reuniões sejam importantes, muitas empresas exageram no excesso de burocracia e no final dá aquela sensação de que muita coisa poderia ter sido resolvida através de um e-mail ou ligação.  

Leia também: estrutura: toda sala de reunião pode ser uma sala de videoconferência? 

Por isso, se você também tem essa sensação, confira algumas dicas de como deixar o pós-reunião produtivo: 

O que é um pós-reunião produtivo?  

Antes de apresentar o melhor caminho para deixar o pós-reunião produtivo, é preciso ter em mente as definições que envolvem esse conceito. 

Imagine que na reunião foram abordados diversos pontos estratégicos e acionáveis para a empresa, os assuntos foram pertinentes e próximos passos foram apresentados. Esse é o cenário ideal de uma reunião produtiva, não é mesmo?  

Dessa forma, um pós-reunião produtivo, é aquele onde há possibilidade de as pessoas darem continuidade nos assuntos abordados com datas e planos de ação bem definidos para que os envolvidos não percam o “pique”. 

Ok, mas como aplicar isso no dia a dia? Confira: 

Como deixar o pós-reunião produtivo? 

Para abordar melhor esse tópico, dividiremos o assunto em dois momentos durante e depois da reunião.

Afinal, para que o pós-reunião sejam produtivo é preciso tirar os melhores insights durante esse processo.  

Durante a reunião 

  • Evite fazer interrupções desnecessárias para que os participantes não percam o foco; 
  • Evite realizar monólogos sobre seus pontos de vistas, permita que aos participantes se envolvam no assunto; 
  • Defina uma pauta flexível para que determinados participantes possam entrar e sair conforme o assunto abordado; 
  • Ao final da reunião revise os pontos abordados e o que ficou pendente; 
  • Faça anotações. 

Pós-reunião 

  • Caso seja necessário, desenvolva uma breve ata com todos os pontos apresentados durante a reunião. 
  • Acompanhe todos os acionáveis apresentados durante a reunião transformando-as em tarefas que sejam indicadas para cada colaborador ou equipe. Algumas ferramentas podem ajudar nesse processo, dentre elas podemos citar o Microsoft Teams. 

O que é e como usar o Microsoft Teams 

 Considerado um ambiente de trabalho compartilhado, o Microsoft Teams permite que pessoas possam trabalhar de qualquer lugar de forma coletiva em um mesmo software. 

  Dessa forma, com essa ferramenta é torna-se possível ter conversas privadas ou grupos de conversas para desenvolvimento de projetos.  

  Leia também: saiba o que é Microsoft Teams, a ferramenta em ascensão que irá substituir o Skype for business 

  Além disso, o Microsoft Teams disponibiliza videoconferências em privadas ou em grupo, fator que facilita a realização de tarefas.  

  Como essa ferramenta é integrada aos demais pacotes Microsoft, ela permite utilização de lembretes e reservas de agenda no Outlook, para que a equipe não se esqueça de realizar as atividades apresentadas. 

  Agora que você já sabe como deixar o pós-reunião produtivo, entre em contato agora mesmo com a WeTalk.it e saiba mais sobre soluções de comunicação integrada.   

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