Proteção de dados para ferramentas colaborativas no setor público

5 de junho 2020

Cada vez mais, a modernização do trabalho também chega às empresas estatais e a outros ambientes de trabalho do setor público, como gabinetes e escritórios das diferentes instâncias governamentais. Ainda mais no momento atual, em que o trabalho à distância se tornou indispensável, essas equipes precisam encontrar formas de manter a mesma eficiência no trabalho, sem estar juntas fisicamente nos escritórios. As ferramentas colaborativas contribuem muito para isso.  

Ferramentas colaborativas são aplicativos ou programas de computador que permitem o compartilhamento de informações de trabalho entre duas ou mais pessoas. Dessa forma, as equipes podem trabalhar simultaneamente em uma mesma atividade, documento ou projeto, mesmo estando cada um em sua casa. Afinal, tudo fica armazenado na internet (em servidores acessíveis apenas pela equipe, naturalmente).  

Outras ferramentas colaborativas auxiliam no gerenciamento de projetos à distância, permitindo distribuir tarefas para cada membro da equipe e acompanhar o progresso em cada atividade pelo sistema. Além disso, quando não está fisicamente no mesmo escritório, é extremamente importante que todos possam se comunicar de forma eficiente, certo? Para isso, as ferramentas colaborativas costumam oferecer chats de texto e funções para fazer reuniões virtuais, de forma prática e eficiente.  

Existem várias outras funções que poderíamos destacar nas ferramentas colaborativas. Mas, de maneira geral, essas três são as mais importantes para que as empresas estatais e outros trabalhadores do setor público possam desempenhar suas funções à distância: colaboração em um mesmo arquivo, gestão de projetos e equipes, além da comunicação.  

 

Ferramentas colaborativas para empresas estatais 

Como se pode imaginar, existem várias ferramentas gratuitas que podem ser usadas separadamente para cada uma das funções descritas anteriormente. O Google Drive, por exemplo, permite armazenar 15 GB de dados em suas contas gratuitas e possibilita que várias pessoas trabalhem em um mesmo arquivo à distância. O Skype, por sua vez, é muito utilizado para chats e chamadas de vídeo, mesmo em sua versão gratuita. Assim como o próprio WhatsApp.  

Contudo, para uma experiência superior e maior produtividade da equipe, existem ferramentas colaborativas de uso corporativo que são mais apropriadas. Um ótimo exemplo disso é o Microsoft Teams. Ele reúne um chat para comunicação entre a equipe, com compartilhamento bastante simples de documentos do Word, Excel (ou outros programas do pacote Office) e outras ferramentas. Além disso, o One Drive, seu servidor para armazenamento arquivos, é extremamente eficiente e seguro.  

Outra boa ferramenta que pode ser utilizada por empresas estatais, principalmente para comunicação entre equipes, é o Zoom. Ela é especialmente interessante para estatais ou entidades do setor público que precisam fazer muitas reuniões.  

Fornecendo integração com calendários online, como Google Calendar,  além simplicidade no uso, mantendo em foco e sem quaisquer interferências o que realmente importa, o tema da reunião. 

 

A importância de estruturas de segurança 

Praticamente toda empresa precisa de dados dos seus clientes para desempenhar suas funções. Mas nas empresas estatais e demais agentes do setor público, isso é ainda mais importante, não é mesmo? Afinal, trata-se de serviços que atendem à maioria (quando não toda) a população e de escritórios que possuem dados sensíveis de milhares ou milhões de cidadãos. Por isso, todo cuidado com a segurança é essencial.  

Dessa forma, é interessante observar que a Lei Geral de Proteção de Dados — mais conhecida pela sigla LGPD, que foi aprovada em 2018 e deve entrar começar a valer em breve — também se aplica às empresas estatais. Nenhum dado das pessoas atendidas pode ser publicado à revelia na internet ou compartilhado com outras empresas, entre outras regras. Sendo assim, é extremamente importante que os agentes do setor público escolham trabalhar com ferramentas colaborativas que proporcionem essa segurança, algo que nem sempre as opções gratuitas oferecem.  

Além disso, todo sistema de trabalho colaborativo pela internet deve prezar pela eficiência e por boa qualidade de conexão, áudio e vídeo para suas reuniões.  

Sendo assim, observa-se que realizar um projeto de infraestrutura com uma empresa de telecomunicações é a opção mais interessante para que as empresas estatais e outros agentes do setor público criem ambientes de trabalho online verdadeiramente eficientes e seguros. A Wetalk.it tem ampla experiência em telecomunicações para o setor público, desde a criação dos projetos de infraestrutura, até a implementação dos mesmos, com todos os equipamentos necessários. Entre em contato e conheça as soluções.  

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