Encontro informal: saiba como utilizar na sua estratégia de comunicação

Atualmente, comunicar-se ficou rápido e fácil em vários sentidos. No entanto, percebe-se uma certa dificuldade no mundo corporativo para reunir as pessoas em uma roda de conversa, seja ela sobre assuntos do trabalho ou até mesmo para compartilhar mais sobre a vida pessoal.

A possibilidade de criar grupos ou comunidades, onde pessoas se encontram para conversar e trocar informações profissionais, conhecimentos e técnicas que funcionam ou não e até mesmo tomar um café ou uma cerveja, é chamado de encontro informal.

Se os seus colaboradores se relacionam bem entre si, então eles melhoram o clima organizacional da empresa. Ter um bom clima é muito importante para a produtividade e para fazer com que o funcionário se engaje com os objetivos da corporação.

Porém, isso não acontece por si só, ou seja, é preciso que as organizações incentivem esse tipo de contato. Pensando nisso, preparamos este artigo para você saber mais sobre os benefícios dessa estratégia de comunicação e como aplicá-la em sua empresa.

O que é um encontro informal?

A ideia originalmente tem origem na língua inglesa, vem da palavra “meet up” e significa reunir-se, juntar-se. E na junção “Meetup”, seria melhor traduzido como “encontro informal”.

Um encontro informal é aquele em que as pessoas se reúnem com o objetivo de conversar sobre um assunto determinado e, a partir disso, gerar mais conhecimento.

Outro aspecto de um encontro informal, é que, geralmente, os participantes conversam em pé, de modo a fazer circular o networking. Essa ideia surgiu, originalmente, no Vale do Silício, onde esse tipo de evento é muito comum, assim como happy hour.

No entanto, apesar de ser muito importante, muitos gestores não compreendem a importância dessa prática para os negócios. 

O encontro informal pode acontecer dentro de uma sala de reunião pequena, além de ser uma forma mais dinâmica de criar um evento.

Um encontro informal pode ser bastante útil para a sua empresa. Por exemplo, uma startup consegue atrair mais investidores apenas criando esse encontro com assuntos atraentes. Logo, é possível melhorar o relacionamento com eles e expandir o nome da sua empresa.

Por que investir em encontros informais?

Um dos motivos principais para você levar em consideração é que esse tipo de evento, além de outros fatores, ajuda a capacitar melhor os colaboradores. Ainda, a tecnologia evolui constantemente e, por conta disso, é muito importante estar sempre atualizado e atento às novas tendências.

O encontro informal é um recurso valioso que pode ser utilizado, inclusive, para treinar os seus colaboradores em relação às novas tecnologias ou oferecer a eles processos de reciclagem.

Um dos principais objetivos dessa prática é fazer com que a organização ouça os seus profissionais, principalmente aqueles que possuem interesses nos mesmos assuntos.

Com isso, é possível encontrar pontos de vista diferentes e criar uma base melhor para as suas tomadas de decisão.

Outro fator importante é que um encontro informal pode tornar-se uma vitrine para os negócios, possibilitando que a marca apresente os seus produtos e serviços de maneira mais promissora.

Por meio do encontro informal, é possível entender melhor as empresas e o tipo de consumidor que elas desejam alcançar. Durante os encontros promovidos por essa estratégia, você consegue ouvir a opinião das outras pessoas sobre o seu negócio, além de entender quais são os problemas, objetivos, interesses e necessidades do público.

Dicas de como utilizar o encontro informal na estratégia de comunicação da sua empresa

Agora que você conhece o conceito do encontro informal, seus benefícios e que ele é um evento que vale a pena investir, saiba como utilizá-lo na estratégia de comunicação da sua empresa com as dicas que separamos para você:

Seja detalhista

Atentar-se ao horário mais adequado, disponibilizar um local de fácil acesso, alimentos que agradem a todos os paladares e outros fatores podem influenciar no sucesso do seu encontro informal.

Organize tudo com antecedência. Por exemplo, se convidar alguma pessoa de autoridade para participar, confirme a sua presença antes de divulgar o evento.

Senso de comunidade

Indiferente do tipo de evento, é preciso focar em um senso de comunidade real, que poderá trazer grandes benefícios e bons resultados a curto, médio e longo prazo.

O senso de comunidade é a sensação de fazer parte de um grupo que acredita nas mesmas coisas e possuem objetivos em comum. 

A falta de senso de comunidade é o que muitas vezes faz um encontro informal fracassar na segunda ou terceira vez em que acontecer, pois os participantes podem não estar se sentindo confortáveis com o evento o suficiente para voltar mais vezes.

Foque na divulgação

Como os encontros informais costumam acontecer com uma certa frequência, a divulgação acaba sendo um pouco mais fácil do que outros tipos de eventos.

Afinal de contas, os participantes irão publicar em suas redes sociais e marcar presença mais de 2 ou 3 vezes por mês em seu encontro informal. Isso, com certeza, chama atenção e faz com que seu evento tenha uma divulgação espontânea.

Por isso, inclusive, a importância do senso de comunidade merece bastante atenção, para que a frequência seja gerada, e com a frequência, a divulgação espontânea.

E, com certeza, além de contar com isso, é preciso que a divulgação nas redes sociais seja bem planejada e estruturada. 

Faça registros dos seus encontros informais

Sempre que puder, durante seus encontros informais, faça gravações e tire fotos. Esse tipo de conteúdo pode ser repostado nas redes sociais do evento ou até mesmo da empresa em questão.

Marque as pessoas que estão presentes e, dessa forma, não só o senso de comunidade aumenta, como a divulgação espontânea e a criação de lembranças positivas.

Foque na comunicação da sua empresa

As nossas dicas são fundamentais para que você consiga criar um encontro informal produtivo e com bons resultados para networking. 

A Wetalk.it acredita que a comunicação é a base de todo tipo de organização, sendo um fator indispensável para o crescimento da sua empresa, contato com parceiros e clientes, fornecedores e muito mais.

Por isso, oferecemos soluções personalizadas para a sua empresa, suprindo as falhas de comunicação presentes e criando novas oportunidades para o seu negócio.