Quais erros evitar ao definir as medidas de salas de reunião?

Muitas vezes, as empresas acabam não pensando muito no design das salas de reunião. No entanto, a organização do ambiente pode influenciar diretamente na tomada de decisões.

Uma sala de reuniões pode e deve ir além de um espaço com apenas uma grande mesa ao centro e cadeiras ao redor. O ideal é pensar em um projeto antes de criar ou redesenhar esse ambiente.

Pode ser desafiador projetar um local para eventos a fim de atender às necessidades reais da empresa. Por isso, separamos alguns erros cometidos no design desses recintos, sugestões de como corrigi-los e quais recursos utilizar, confira!

Arquitetura corporativa na sala de reunião

1. Tamanho da tela

A sala de reunião não é apenas um lugar para encontros físicos, ela também precisa ser um bom espaço para conferências virtuais. Sendo assim, a tela de vídeo deve ser a parte central do projeto de design e deve se adequar perfeitamente ao espaço. 

Nesse sentido, é preciso pensar na disposição dos participantes na sala, pois é necessário se preocupar com o conforto, para que ninguém tenha dores no pescoço ao se esforçar para olhar para a apresentação virtual. Inclusive, o tamanho da tela não deve dominar o ambiente.

A tela ideal é aquela que permite que a imagem seja grande o suficiente para que todas as pessoas da sala possam ler os slides, mas não tão grande a ponto de incomodar as pessoas sentadas na frente.

Para evitar os problemas com a tela, posicione a altura da tela de 3 a 6 vezes a distância entre ela e o assento mais distante.

2. Tecnologias avançadas demais para a equipe

Um grande problema de comprar produtos tecnológicos muito complexos, é que apenas uma parte dos funcionários sabe como utilizá-los, com exceção da equipe de TI. Isso gera dificuldades quanto ao uso dos equipamentos, podendo até danificá-los futuramente.

Garanta que a tecnologia incorporada ao projeto da sala seja com equipamentos qualificados e de fácil utilização. Além disso, realize treinamentos em todos os departamentos para que os colaboradores saibam operar corretamente as tecnologias disponíveis.

3. Espaço sobrando ou faltando

Para começar, é muito importante estabelecer a média da quantidade de pessoas que a empresa terá nas reuniões e, a partir disso, elaborar um plano para acomodar uma pequena margem de pessoas a mais do que o número estipulado.

Se a sala é pequena demais para comportar o grupo de pessoas da reunião, pode gerar uma situação desagradável para os colaboradores e possíveis clientes presentes. Agora, com um espaço amplo demais, as pessoas tendem a se sentirem intimidadas.

Tenha em mente que suas necessidades podem mudar no futuro, principalmente se você está planejando o crescimento de funcionários na empresa. Portanto, tire as medidas da sua sala de reunião e, com a ajuda de profissionais, determine a quantidade de espaço livre necessário das paredes e estime o número de pessoas reunidas.

Depois disso, basta decidir o formato e as dimensões da mesa.

4. Excesso de iluminação

A iluminação muito forte pode ser bastante incômoda. Redobre a atenção ao escolher as opções de iluminação, pensando no efeito que podem causar no espaço da sala.

Entenda a sua preferência antes de terminar o projeto e instalar a iluminação. É importante que a luz da sala de reunião interaja com a luz natural.

Uma boa opção é instalar vários recursos de iluminação, tais como luminárias de mesa e de piso, assim como controle da intensidade, de modo que os colaboradores possam ajustar o nível e a qualidade da luz.

5. Localização mal planejada

Muitas vezes, o design da sala de reunião não é o único problema, é preciso levar em consideração onde ela se situa dentro da empresa. Um bom exercício é pensar em como e quando os funcionários irão utilizar o local.

Entretanto, o fator mais importante é que a área tenha um acesso favorável a todos os usuários e que seja um local livre de distrações.

6. Projetar apenas uma sala de reunião

O ideal das salas de reunião é que elas tenham tamanho adequado para acomodar pequenos e grandes grupos. Sendo assim, planeje ao mínimo duas salas de reunião, uma grande e uma pequena.

Outra solução a se considerar, caso seja possível em sua empresa, é a construção de diversas microssalas de reunião para grupos pequenos, deixando a sala principal para grandes reuniões.

Dessa forma, esses espaços podem não precisar de agendamento para rápidas discussões mais urgentes sobre diversos projetos.

7. Cadeiras confortáveis

Escolher os móveis para o projeto da sala de reunião pode ser uma tarefa difícil. As melhores opções são os móveis ajustáveis, visto que cada colaborador do seu negócio tem as medidas corporais diferentes.

Escolha cadeiras confortáveis, ajustáveis e de qualidade. Esse será um diferencial importante para os seus funcionários e clientes, principalmente em reuniões mais longas.

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Além do design, é fundamental escolher os equipamentos, cabeamentos e funções para aplicar uma comunicação unificada nas salas de reunião.

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